Stand: 26. Oktober 2026
Ab dem 1. Januar 2027 muss eine GmbH oder UG Rechnungen an inländische Unternehmen als E-Rechnung ausstellen, wenn ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro liegt. Liegt er darunter, darf sie für Umsätze des Jahres 2027 noch Papier oder mit Zustimmung des Kunden ein PDF verschicken, ab 2028 nicht mehr. Empfangen können muss jedes Unternehmen E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025. Dieser Beitrag zeigt, wie du die 800.000-Euro-Grenze für 2026 richtig berechnest, welche Rechnungen ausgenommen sind und warum eine Dezember-Leistung, die du im Januar abrechnest, schon jetzt eine E-Rechnung braucht.
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht für meine GmbH?
Das hängt am Gesamtumsatz des Vorjahres. Die Pflicht steht in § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG: Wer an ein anderes Unternehmen leistet, das im Inland ansässig ist, stellt die Rechnung als E-Rechnung aus. Die Übergangsregeln in § 27 Abs. 38 UStG verschieben das in drei Stufen.
| Umsatz ausgeführt | Gesamtumsatz im Vorjahr | Was du ausstellen darfst | Spätester Versand |
|---|---|---|---|
| 2025 oder 2026 | egal | Papier, mit Zustimmung des Kunden auch PDF | 31.12.2026 |
| 2027 | über 800.000 Euro (also 2026) | E-Rechnung | |
| 2027 | bis 800.000 Euro | Papier, mit Zustimmung des Kunden auch PDF | 31.12.2027 |
| 2027 | egal, Versand über ein bestehendes EDI-Verfahren | EDI-Format mit Zustimmung des Kunden | 31.12.2027 |
| ab 2028 | egal | E-Rechnung |
Für die meisten kleinen GmbHs und UGs heißt das: 2027 bleibt ein Übergangsjahr, aber nur für Leistungen, die auch 2027 erbracht werden. Ab dem 1. Januar 2028 gibt es für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen keine Übergangsregel mehr. Die Bundesregierung fasst die Stufen in ihren Fragen und Antworten zur E-Rechnung (Stand März 2026, Frage 11) genauso zusammen.
Wie berechne ich die 800.000-Euro-Grenze für 2026?
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG, also derselbe Begriff wie bei der Kleinunternehmerregelung. Er ist nicht dein Umsatz laut Gewinn- und Verlustrechnung und nicht die Summe deiner Umsatzsteuer-Voranmeldungen.
Drei Punkte entscheiden über das Ergebnis:
- Es zählen vereinnahmte Entgelte. Das Gesetz bemisst den Gesamtumsatz nach vereinnahmten Entgelten, auch wenn deine GmbH die Umsatzsteuer nach vereinbarten Entgelten abführt. Eine Rechnung vom Dezember 2026, die der Kunde im Januar 2027 bezahlt, zählt für den Gesamtumsatz 2026 nicht mit.
- Netto, ohne Umsatzsteuer. Entgelt ist, was der Kunde zahlt, abzüglich der Umsatzsteuer (§ 10 Abs. 1 UStG).
- Abzüge. Verkäufe von Anlagevermögen, etwa des alten Firmenwagens, bleiben außen vor. Ebenso bestimmte steuerfreie Umsätze, zum Beispiel aus Vermietung von Wohnraum oder Leistungen als Arzt (§ 19 Abs. 2 Nr. 1 UStG).
Ein Beispiel: Eine Agentur-GmbH hat 2026 Rechnungen über 830.000 Euro netto gestellt. Davon gehen 42.000 Euro erst im Januar 2027 auf dem Konto ein. Im Juni hat sie außerdem einen Firmenwagen für 18.000 Euro netto verkauft, der als Anlagevermögen nicht mitzählt. Gesamtumsatz 2026: 830.000 minus 42.000 = 788.000 Euro. Die GmbH darf für ihre Leistungen des Jahres 2027 noch die Übergangsregel nutzen.
Weil der Zahlungseingang entscheidet, steht die Zahl erst nach dem 31. Dezember fest. Wer knapp an der Grenze liegt, sollte die E-Rechnung zum 1. Januar startklar haben und im Januar nachrechnen, statt im Januar mit der Umstellung anzufangen.
Gilt die Übergangsregel auch für Leistungen aus Dezember 2026?
Nur, wenn die Rechnung noch 2026 verschickt wird. § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG erlaubt Papier oder PDF für Umsätze aus 2025 und 2026 ausdrücklich nur „bis zum 31. Dezember 2026". Die Regel für kleinere Unternehmen in Nr. 2 gilt nur für Umsätze, die nach dem 31. Dezember 2026 ausgeführt werden.
Rechnest du eine Leistung aus Dezember 2026 erst im Januar 2027 ab, greift keine der beiden Übergangsregeln. Die Rechnung muss dann eine E-Rechnung sein, auch wenn deine GmbH unter 800.000 Euro liegt. Das betrifft vor allem Dienstleister, die monatlich nachträglich abrechnen. Du hast zwei Wege: Die Dezember-Rechnungen noch im Dezember verschicken oder ab Januar das E-Rechnungsformat bereits nutzen.
Für die Umsatzsteuer selbst ändert sich dadurch nichts. Der Umsatz gehört weiter in die Voranmeldung für Dezember, wenn du nach vereinbarten Entgelten versteuerst. Wie die Zuordnung funktioniert, steht in der Anleitung zur Umsatzsteuer-Voranmeldung.
Welche Rechnungen sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen?
Die Pflicht betrifft nur Rechnungen an Unternehmen im Inland. Alles andere darf weiter als sonstige Rechnung gehen, also auf Papier oder mit Zustimmung als PDF. Die Ausnahmen nennt das Bundesfinanzministerium in seinen Fragen und Antworten (Frage 4):
| Fall | Grundlage |
|---|---|
| Rechnungen an Privatkunden | § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG gilt nur für Leistungen an Unternehmer |
| Kunden mit Sitz im Ausland, auch Reverse-Charge-Fälle in der EU | E-Rechnungspflicht nur bei Ansässigkeit im Inland |
| Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto | § 33 Satz 4 UStDV |
| Fahrausweise | § 34 UStDV |
| Rechnungen von Kleinunternehmern | § 34a UStDV |
| Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG | keine Rechnungspflicht nach § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG |
Bei der Kleinbetragsgrenze von 250 Euro gilt eine Einschränkung: Sie greift nicht für innergemeinschaftliche Lieferungen, Fernverkäufe und Reverse-Charge-Leistungen (§ 33 Satz 3 UStDV). Für Leistungen an EU-Kunden mit Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gelten die Regeln aus dem Beitrag zum Reverse-Charge-Verfahren.
Eine UG, die als Kleinunternehmerin nach § 19 UStG arbeitet, muss also keine E-Rechnungen ausstellen. Empfangen können muss sie sie trotzdem. Wann sich die Kleinunternehmerregelung für eine Gesellschaft überhaupt anwenden lässt, steht im Beitrag zur Kleinunternehmerregelung 2026.
Welches Format gilt als E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 UStG). Ein PDF per E-Mail ist das nicht, auch nicht, wenn es aus einer Buchhaltungssoftware kommt. Es bleibt eine sonstige Rechnung.
Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Laut Bundesfinanzministerium erfüllen in Deutschland zwei verbreitete Formate die Voraussetzungen: XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Ausgenommen sind die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL (Fragen und Antworten, Frage 7). Ein ZUGFeRD-Dokument sieht aus wie ein normales PDF, trägt aber eine XML-Datei in sich. Für die Steuer zählt die XML-Datei, nicht das Bild.
Ob eine Datei der Norm entspricht, kann ein Validator prüfen. Die Prüfung ist keine Voraussetzung für den Vorsteuerabzug, das Ministerium empfiehlt sie trotzdem. Denn nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 ist eine Datei mit Formatfehler keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung (Rz. 6a). Ab 2027 kann das beim Kunden den Vorsteuerabzug kosten, und er wird die Rechnung zurückschicken.
Was muss meine GmbH beim Empfang beachten?
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen annehmen können. Dafür reicht nach Auskunft des Bundesfinanzministeriums ein E-Mail-Postfach (Fragen und Antworten, Frage 8). Eine Ausnahme für kleine Gesellschaften gibt es beim Empfang nicht.
Annehmen heißt auch lesen können. Eine XRechnung enthält kein PDF, sondern nur die XML-Datei. Zum Anzeigen gibt es kostenlose Viewer, darunter einen der Finanzverwaltung unter e-rechnung.elster.de.
Aufbewahrt wird die E-Rechnung acht Jahre, und zwar mindestens ihr strukturierter Teil, unverändert in der ursprünglichen Form (§ 14b Abs. 1 UStG, Fragen und Antworten, Frage 13). Ein Ausdruck auf Papier oder ein PDF-Bild der Rechnung reicht dafür nicht. Wer Eingangsrechnungen bisher ausgedruckt abheftet, braucht ab jetzt einen Ablageort für die XML-Dateien.
Was ist bis zum 31. Dezember 2026 zu tun?
Vier Dinge sollten vor dem Jahreswechsel geklärt sein. Sie gelten für GmbH und UG gleichermaßen.
Gesamtumsatz 2026 schätzen. Nimm die bis Ende Oktober eingegangenen Zahlungen netto, rechne November und Dezember hoch und ziehe Verkäufe von Anlagevermögen ab. Liegt das Ergebnis in der Nähe von 800.000 Euro, plane mit der E-Rechnung ab Januar.
Dezember-Rechnungen terminieren. Leistungen aus 2026 rechnest du ohne E-Rechnung nur ab, wenn die Rechnung bis zum 31. Dezember 2026 beim Kunden ist. Wer erst im Januar abrechnet, braucht dafür das neue Format.
Ausgangsrechnungen umstellen. Prüfe, ob dein Rechnungsprogramm XRechnung oder ZUGFeRD in einem zulässigen Profil erzeugt. Lass eine Testrechnung durch einen Validator laufen und schick sie an einen Kunden, der E-Rechnungen schon verarbeitet.
Eingangsrechnungen sortieren. Lege fest, wo die XML-Dateien landen und wer sie prüft. Der Empfänger muss den Inhalt kontrollieren, also Pflichtangaben, Steuersatz und Betrag, genau wie bei einer Papierrechnung.
Die Umsatzsteuer aus deinen Rechnungen ändert sich durch das Format nicht. Wie viel du ans Finanzamt abführst und wie viel Vorsteuer du ziehst, rechnet der Umsatzsteuer-Rechner aus, die Abgabetermine für 2026 stehen auf der Fristenseite zur Umsatzsteuer-Voranmeldung.
Was passiert, wenn ich 2027 keine E-Rechnung ausstelle?
Für deine GmbH bleibt der Umsatz steuerpflichtig, die Umsatzsteuer schuldest du in jedem Fall. Die Rechnung erfüllt dann aber nicht die Form, die § 14 Abs. 2 UStG verlangt.
Das eigentliche Problem liegt beim Kunden. Für seinen Vorsteuerabzug braucht er eine ordnungsgemäße Rechnung. Ein Kunde mit funktionierender Buchhaltung wird eine PDF-Rechnung ab 2027 deshalb nicht bezahlen, sondern eine E-Rechnung anfordern. Das kostet dich im Zweifel einen Zahlungszyklus.
Dieser Beitrag gibt die Rechtslage mit Stand 26. Oktober 2026 wieder und ersetzt keine Steuerberatung im Einzelfall.