EÜR 2025 erstellen: Komplette Anleitung für Freelancer

Als Freelancer hast du es steuerlich eigentlich gut: Statt einer aufwendigen Bilanz reicht dir die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Klingt einfach, ist es auch – wenn du weißt, wie. In dieser Anleitung zeige ich dir Schritt für Schritt, wie du deine EÜR 2025 selbst erstellst, welche Fristen gelten und welche Fehler du unbedingt vermeiden solltest.

Was ist die EÜR und warum ist sie für Freelancer relevant?

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist die vereinfachte Form der Gewinnermittlung. Das Prinzip ist simpel: Du rechnest alle Einnahmen zusammen, ziehst alle Ausgaben ab – fertig ist dein Gewinn. Diesen Gewinn versteuerst du dann über deine private Einkommensteuererklärung.

Die EÜR-Formel:

Betriebseinnahmen
- Betriebsausgaben
= Gewinn (oder Verlust)

Im Gegensatz zur Bilanzierung musst du keine Forderungen, Verbindlichkeiten oder Rückstellungen berücksichtigen. Es zählt nur, was tatsächlich auf deinem Konto eingegangen oder abgeflossen ist – das sogenannte Zufluss-Abfluss-Prinzip.

Für wen ist die EÜR Pflicht?

Die gute Nachricht: Als typischer Freelancer wirst du die EÜR nutzen können. Du darfst die EÜR anwenden, wenn du eine dieser Bedingungen erfüllst:

• Du bist Freiberufler (z.B. Designer, Entwickler, Texter, Berater, Fotograf)
• Du bist Gewerbetreibender mit einem Umsatz unter 600.000 Euro und einem Gewinn unter 60.000 Euro im Vorjahr
• Du betreibst einen land- oder forstwirtschaftlichen Betrieb unter den Grenzen

Freiberufler haben es besonders leicht: Für sie gelten die Umsatz- und Gewinngrenzen nicht. Du kannst als Freelancer theoretisch Millionen verdienen und trotzdem bei der EÜR bleiben – solange du eine freiberufliche Tätigkeit ausübst.

Was zählt als freiberufliche Tätigkeit?

Das Einkommensteuergesetz (§18 EStG) listet die sogenannten Katalogberufe auf:

• Ärzte, Zahnärzte, Heilpraktiker
• Rechtsanwälte, Notare, Steuerberater
• Ingenieure, Architekten
• Journalisten, Dolmetscher
• Künstler, Schriftsteller
• Lehrer, Erzieher

Dazu kommen "ähnliche Berufe". In der Praxis bedeutet das: Die meisten IT-Freelancer, Designer, Berater und Kreative gelten als Freiberufler – vorausgesetzt, sie arbeiten eigenverantwortlich und auf Basis ihrer fachlichen Qualifikation.

Achtung: Wenn du zusätzlich Waren verkaufst (z.B. als Designer auch T-Shirts), kann das als gewerbliche Tätigkeit gelten. Im Zweifel: Finanzamt fragen.

EÜR vs. Bilanz: Der entscheidende Unterschied

Der größte praktische Unterschied: Bei der EÜR zählt das Datum der Zahlung. Schreibst du eine Rechnung im Dezember 2025, die erst im Januar 2026 bezahlt wird, gehört diese Einnahme ins Jahr 2026. Bei der Bilanzierung wäre es umgekehrt.

Dieses Prinzip kannst du auch zur Steueroptimierung nutzen: Große Anschaffungen kurz vor Jahresende drücken deinen Gewinn, auch wenn du sie erst im Folgejahr wirklich nutzt.

Die Anlage EÜR: Das offizielle Formular

Früher konntest du deine EÜR formlos als einfache Aufstellung einreichen. Diese Zeiten sind vorbei. Seit 2017 müssen alle Steuerpflichtigen die Anlage EÜR elektronisch über ELSTER übermitteln.

Die Anlage EÜR ist ein mehrseitiges Formular mit vielen Zeilen – aber keine Sorge: Als typischer Freelancer füllst du nur einen Bruchteil davon aus.

Die wichtigsten Bereiche der Anlage EÜR

Zeilen 1-10: Allgemeine Angaben

• Name, Steuernummer, Art der Tätigkeit
• Beginn und Ende des Wirtschaftsjahres (bei den meisten: Kalenderjahr)

Zeilen 11-22: Betriebseinnahmen

• Zeile 11: Umsatzsteuerfreie Einnahmen (z.B. Kleinunternehmer)
• Zeile 12: Umsatzsteuerpflichtige Einnahmen (Nettobetrag)
• Zeile 16: Vereinnahmte Umsatzsteuer
• Zeile 18: Vom Finanzamt erstattete Umsatzsteuer

Zeilen 23-65: Betriebsausgaben

• Zeile 23-25: Wareneinkauf, Rohstoffe
• Zeile 26-29: Personalkosten
• Zeile 30-35: Raumkosten
• Zeile 36-43: Reise-, Bewirtungs- und Fahrtkosten
• Zeile 44-51: Abschreibungen
• Zeile 52-59: Übrige Betriebsausgaben
• Zeile 63: Gezahlte Umsatzsteuer (Vorsteuer)

Zeile 86-89: Gewinnermittlung

• Hier steht am Ende dein Gewinn oder Verlust

Schritt-für-Schritt: Deine EÜR 2025 erstellen

Schritt 1: Belege sammeln und ordnen

Bevor du auch nur eine Zeile ausfüllst: Bring Ordnung in deine Unterlagen. Du brauchst:

• Eingangsrechnungen: Alle Rechnungen, die du bezahlt hast
• Ausgangsrechnungen: Alle Rechnungen, die du gestellt hast
• Kontoauszüge: Geschäftskonto komplett für 2025
• PayPal/Stripe-Auszüge: Wenn du darüber Zahlungen erhältst
• Quittungen: Barausgaben mit Beleg

Profi-Tipp: Wenn du das ganze Jahr über deine Belege digital erfasst hast (per App oder Software), ist dieser Schritt in Minuten erledigt. Falls nicht: Das ist dein Neujahrsvorsatz für 2026.

Schritt 2: Einnahmen zusammenstellen

Liste alle Zahlungseingänge auf, die du 2025 erhalten hast. Wichtig ist das Datum des Geldeingangs, nicht das Rechnungsdatum.

Typische Einnahmen als Freelancer:

• Honorare für Projekte
• Stundenhonorare für Beratung
• Lizenzzahlungen
• Erstattete Auslagen (wenn in Rechnung gestellt)
• Erhaltene Umsatzsteuer

Kleinunternehmer aufgepasst: Wenn du die Kleinunternehmerregelung (§19 UStG) nutzt, trägst du deine Einnahmen in Zeile 11 ein. Alle anderen in Zeile 12 (netto) plus Zeile 16 (Umsatzsteuer).

Schritt 3: Ausgaben kategorisieren

Jetzt zu den Ausgaben. Die Anlage EÜR hat viele Kategorien, aber als Freelancer sind diese am häufigsten:

Arbeitsmittel und Software:

• Laptop, Monitor, Tastatur
• Software-Abos (Adobe, Microsoft 365, Tools)
• Büromaterial

Raumkosten:

• Anteilige Miete für Arbeitszimmer (wenn absetzbar)
• Coworking-Space Mitgliedschaft

Reisekosten:

• Bahntickets, Flüge
• Hotelübernachtungen
• Verpflegungspauschalen (Inland: 14€/28€ pro Tag)

Fahrtkosten:

• Kilometerpauschale: 0,30€/km (ab 21. km: 0,38€)
• Oder tatsächliche Kosten bei Geschäftswagen

Fortbildung:

• Kurse, Workshops, Konferenzen
• Fachbücher, Online-Kurse

Telekommunikation:

• Anteiliges Handy
• Internet (pauschal 20% oder nach Nutzung)

Versicherungen:

• Berufshaftpflicht
• Rechtsschutz (beruflicher Anteil)

Abschreibungen:

• Für Anschaffungen über 800€ netto (geringwertige Wirtschaftsgüter darunter sofort abziehen)

Schritt 4: Abschreibungen berechnen

Kaufst du etwas für über 800€ netto (952€ brutto bei 19% MwSt), musst du es über mehrere Jahre abschreiben. Die Nutzungsdauer legt die AfA-Tabelle fest:

*Seit 2021 gibt es eine Sonderregelung: Computer und Software können im Jahr der Anschaffung komplett abgeschrieben werden (sog. "Sofortabschreibung digitale Wirtschaftsgüter"). Das gilt auch 2025.

Beispiel: Du kaufst im März 2025 einen Laptop für 1.500€ netto. Du kannst die kompletten 1.500€ als Abschreibung im Jahr 2025 ansetzen.

Schritt 5: Formular ausfüllen und prüfen

Jetzt trägst du alle Werte in die Anlage EÜR ein. Bei der Eingabe über ELSTER Online oder eine Steuersoftware werden die Berechnungen automatisch durchgeführt.

Checkliste vor der Übermittlung:

• Alle Einnahmen erfasst?
• Alle Belege für Ausgaben vorhanden?
• Abschreibungen korrekt berechnet?
• Private Nutzungsanteile berücksichtigt (z.B. PKW, Handy)?
• Umsatzsteuer-Beträge plausibel?

Schritt 6: Elektronisch übermitteln

Die Anlage EÜR muss elektronisch eingereicht werden. Du hast zwei Optionen:

1. ELSTER Online (kostenlos): Funktioniert, ist aber umständlich
2. Steuersoftware: Führt dich durch den Prozess, prüft Plausibilität

Die Anlage EÜR wird zusammen mit deiner Einkommensteuererklärung eingereicht – sie ist ein Anhang, kein eigenständiges Formular.

Fristen für die EÜR 2025

Die EÜR ist Teil deiner Einkommensteuererklärung. Entsprechend gelten dieselben Fristen:

Verpasst du die Frist ohne Steuerberater, drohen Verspätungszuschläge. Pro angefangenen Monat Verspätung sind das mindestens 25€ – bei höheren Steuern auch mehr.

Tipp: Wenn du merkst, dass du es nicht schaffst, kannst du beim Finanzamt eine formlose Fristverlängerung beantragen. Keine Garantie, aber oft wird sie gewährt.

Häufige Fehler bei der EÜR – und wie du sie vermeidest

Fehler 1: Private und geschäftliche Ausgaben vermischen

Klassiker: Du bezahlst das Business-Essen mit der privaten Kreditkarte und vergisst es. Oder umgekehrt: Private Amazon-Bestellungen über das Geschäftskonto.

Lösung: Separate Konten und Kreditkarten. Geschäftlich = Geschäftskonto. Immer.

Fehler 2: Belege nicht aufbewahren

Ohne Beleg keine Betriebsausgabe. Das Finanzamt kann bis zu 10 Jahre zurück prüfen.

Lösung: Digitalisiere alle Belege sofort. Apps wie Scanner Pro, Lexoffice oder sevDesk machen das einfach.

Fehler 3: Zufluss-Abfluss-Prinzip ignorieren

Du trägst eine Rechnung von Dezember 2025 ein, die erst im Januar 2026 bezahlt wurde. Falsch.

Lösung: Immer das Zahlungsdatum prüfen, nicht das Rechnungsdatum.

Fehler 4: Kleinunternehmer-Fehler bei der Umsatzsteuer

Als Kleinunternehmer darfst du keine Umsatzsteuer ausweisen – und kannst auch keine Vorsteuer abziehen. Manche tragen trotzdem Vorsteuer als Betriebsausgabe ein.

Lösung: Kleinunternehmer: Bruttobeträge als Ausgaben eintragen. Regelbesteuerte: Nettobeträge plus Vorsteuer separat.

Fehler 5: Arbeitszimmer falsch absetzen

Das häusliche Arbeitszimmer ist ein Dauerbrenner bei Betriebsprüfungen. Du kannst es nur absetzen, wenn es der Mittelpunkt deiner Tätigkeit ist oder du keinen anderen Arbeitsplatz hast.

Lösung: Im Zweifel die Homeoffice-Pauschale (6€/Tag, max. 1.260€/Jahr) nutzen. Weniger Stress, weniger Nachweispflicht.

Fehler 6: Abschreibungen vergessen

Du kaufst einen teuren Laptop und vergisst, ihn in die Anlage EÜR einzutragen. Oder du schreibst ihn versehentlich auf 3 Jahre ab, obwohl Sofortabschreibung möglich wäre.

Lösung: Alle Anschaffungen über 250€ in einer Liste führen. Prüfen, ob Sofortabschreibung möglich.

Die besten Tools für deine EÜR

Deine EÜR auf einem Blatt Papier zu erstellen ist theoretisch möglich – praktisch aber Zeitverschwendung. Diese Tools helfen:

Buchhaltungssoftware

• Lexoffice – Marktführer, gut für Einsteiger
• sevDesk – Ähnlich wie Lexoffice, starke Belegerfassung
• FastBill – Fokus auf Rechnungen, solide EÜR
• Papierkram – Günstig, übersichtlich

Diese Tools können deine EÜR meist direkt an ELSTER übermitteln – oder zumindest eine Datei exportieren, die du in ELSTER importierst.

Steuersoftware

• WISO Steuer – Klassiker, deckt alles ab
• Taxfix – App-basiert, gut für einfache Fälle
• Smartsteuer – Browserbasiert, faire Preise
• Steuernaut – KI-gestützt, führt dich durch den Prozess

Belegerfassung

• GetMyInvoices – Sammelt Rechnungen automatisch
• Pleo/Moss – Geschäftskreditkarten mit Belegmanagement
• Scanbot/Scanner Pro – Für die schnelle Digitalisierung unterwegs

Dein EÜR-Fahrplan für 2026

Damit du nächstes Jahr entspannter in die Steuererklärung gehst:

Monatlich:

• Belege digitalisieren
• Einnahmen und Ausgaben in Software eintragen
• Umsatzsteuer-Voranmeldung (wenn nicht befreit)

Quartalsweise:

• Kontoabgleich prüfen
• Offene Posten klären
• Vorläufige Gewinnberechnung

Jährlich (Januar-Februar):

• Jahresabschluss in der Software
• Kontenabstimmung
• EÜR-Entwurf erstellen

Bis Juli:

• EÜR finalisieren
• Mit Einkommensteuererklärung übermitteln

Fazit: Die EÜR ist kein Hexenwerk

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist das freundlichste Steuerformular, das du als Selbstständiger ausfüllen musst. Mit einer guten Buchhaltungssoftware und etwas Disziplin bei der Belegerfassung ist sie an einem Nachmittag erledigt.

Der wichtigste Tipp: Führe deine Buchhaltung laufend. Wer das ganze Jahr über Belege sammelt und einträgt, hat im Juli keinen Stress. Wer alles auf den letzten Drücker macht, sitzt tagelang an Papierstapeln.

Und denk dran: Die EÜR ist nur ein Teil deiner Steuererklärung. Vergiss nicht die Anlage S (Einkünfte aus selbstständiger Arbeit) oder Anlage G (Einkünfte aus Gewerbebetrieb) – je nachdem, wie du eingestuft bist.

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